CÉDULAS DE AUDITORÍA DESDE EXCEL

MÓDULO CÉDULAS DE AUDITORÍA DESDE EXCEL

EL módulo de Cédulas desde Excel permite obtener y manipular la información registrada en SuperCONTABILIDAD de manera rápida y confiable. Las aplicaciones de este módulo son muy flexibles y se pueden adaptar a las necesidades de cualquier requerimiento, puede elaborar desde los estados financieros hasta la comparación de gastos o ingresos entre diferentes ejercicios.

En este documento explicaremos como instalar el complemento requerido para consultar la información, así como la manera en que las funciones deben utilizarse y la información que podemos obtener.

1. Requisitos.

2. Descarga del complemento.

3. Instalación del complemento.

3.1 Excel XP y 2003

3.2 Excel 2007

4. Accesos de las funciones

5. Descripción y uso de funciones.

7. Manual CÉDULAS de AUDITORÍAS desde Excel

8. EJEMPLOS CÉDULAS DE AUDITORÍA DESDE EXCEL

8.1 Como crear reporte desde la opción generar reporte estándar.

8.2 Crear reportes desde excel con funciones para SuperCONTABILIDAD.

8.3 Como direccionar nuestro reporte de un año a otro.

1. REQUISITOS:

Tener instalado SuperCONTABILIDAD 2009 o posterior.
Haber adquirido y habilitado este módulo al momento de hacer la instalación.
Microsoft Office 2000 o superior.
Conocimientos en el manejo de Microsoft Excel.

2. DESCARGA DEL COMPLEMENTO.

Primeramente tiene que tener el complemento para auditoría en Excel, para ello visite nuestra pagina http://www.eco-horu.com.mx/, al lado derecho en el apartado de descargas selecciona la pestaña de SuperCONTABILIDAD y ubique la siguiente imagen:

Enseguida dé un clic en el link SC2009Addln aparecerá una pantalla de navegación y en este seleccionamos la dirección en donde descargaremos los complementos de Excel, en este caso sugerimos que sea en la carpeta de instalación que se encuentra en la dirección C:\Archivos de programa\SuperCONTABILIDAD 2009.

Una vez terminada la descarga puede empezar con la instalación del complemento.

3. INSTALACIÓN DEL COMPLEMENTO.

3.1. Excel XP y 2003

1. Abra Microsoft Excel.

2. Dé un clic en Herramientas y luego en Complementos, el programa mostrará la siguiente pantalla:

Dé un clic en el botón Examinar y lleve a cabo lo siguiente:

· En Tipo de archivo seleccione Hojas de cálculo.
· Localice la carpeta donde está instalado SuperCONTABILIDAD 2009 C:\Archivos de programa\SuperCONTABILIDAD 2009, seleccione el archivo SC2009AddIn.xls. Nota. Si guardó en otro destino al momento de la descarga del archivo indique la misma.

· Dé un clic en el botón Aceptar. El complemento se agrega a los ya existentes y se activa (en caso de no activarse automáticamente haga clic en la casilla de verificación).

· Haga clic en el botón Aceptar para finalizar la instalación.

Una vez realizado lo anterior, el complemento se agrega a Excel y se muestra en la parte superior izquierda.

3.2 Excel 2007.

1. Abra Microsoft Excel 2007.

2. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel, el programa mostrará la siguiente pantalla:

Haga clic en la categoría Complementos. y en el cuadro Administrar, haga clic en Complementos de Excel y, a continuación, en Ir como se muestra en la siguiente pantalla:

Para cargar un complemento de Excel, haga lo siguiente:

En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de verificación situada junto al complemento que desea cargar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Sugerencia Si el complemento que desea utilizar no aparece en la lista del cuadro Complementos disponibles.
Si el complemento no está instalado actualmente en el equipo, haga clic en Examinar y, a continuación, busque el complemento, en seguida le aparecerá una ventana como se muestra a continuación:

· En Tipo de archivo seleccione Hojas de cálculo.
· Localice la carpeta donde está instalado SuperCONTABILIDAD 2009 C:\Archivos de programa\SuperCONTABILIDAD 2009, seleccione el archivo SC2009AddIn.xls. Nota. Si guardo en otro destino al momento de la descarga del archivo indique la misma.

· Dé un clic en el botón Aceptar. El complemento se agrega a los ya existentes y se activa (en caso de no activarse automáticamente haga clic en la casilla de verificación).

· Haga clic en el botón Aceptar para finalizar la instalación.

Una vez realizado lo anterior, el complemento se agrega a Excel y se selecciona la ventana Complementos para que se muestre en la parte superior izquierda.

4. ACCESO A LAS FUNCIONES.

Para poder utilizar las funciones de Cédulas desde Excel debemos efectuar lo siguiente:

1. Dé un clic en el menú Insertar y luego en Función. Se mostrará la siguiente ventana:

Dé un clic en el renglón O seleccionar una categoría: y seleccione la opción Definidas por el usuario. Las funciones con el prefijo “SC” son las que puede utilizar para consultar la información de SuperCONTABILIDAD.

5. DESCRIPCIÓN Y USO DE FUNCIONES.

Los nombres de las funciones que terminan con la letra “C” (en negritas) solicitan el rango de centros de costo a consultar. Utilice estas funciones sólo si su contabilidad está distribuida en centros de costo los cuales se indican al capturar las pólizas.

Opción	Descripción	Permite rangos de:
SCabono	Obtiene el importe de los ABONOS.	Cuenta, mes, base de datos.
SCabonoC	Obtiene el importe de los ABONOS por Centro de costos.	Cuenta, Centro de costo, mes, base de datos.
SCcargo	Obtiene el importe de los CARGOS.	Cuenta, mes, base de datos.
SCcargoC	Obtiene el importe de los CARGOS por Centro de costos.	Cuenta, Centro de costo, mes, base de datos.
SCnombre	Obtiene el nombre de la cuenta contable.	Cuenta, base de datos.
SCPpto	Obtiene el importe del presupuesto.	Cuenta, mes, base de datos.
SCPptoC	Obtiene el importe del presupuesto por Centro de costos.	Cuenta, Centro de costo, mes, base de datos.
SCSaldoAcum	Obtiene el saldo acumulado de la cuenta. (Considera todos los movimientos de la cuenta hasta el mes que se indica).	Cuenta, mes, base de datos.
SCSaldoAcumC	Obtiene el sueldo acumulado de la cuenta por Centro de costos. (Considera todos los movimientos de la cuenta hasta el mes que se indica).	Cuenta, Centro de costo, mes, base de datos.
SCSaldomes	Obtiene el saldo mensual de la cuenta. (Considera sólo los movimientos del mes que se indica.	Cuenta, mes, base de datos.
SCSaldomesC	Obtiene el saldo mensual de la cuenta por Centro de costos. (Considera sólo los movimientos del mes que se indica).	Cuenta, Centros de costo, mes, base de datos.

Dependiendo de la función seleccionada, se muestra una ventana en la que se solicitan los datos para obtener los importes:

· Número. Número de cuenta contable.

· COSTO. Número del centro de costos.

· Mes. Mes a consultar (1-12).

· BD. Número de base de datos a consultar (1, 2, 3).

· Capture el valor de los datos en celdas y haga referencia a ellas al utilizar la función. De esta manera, al querer calcular la información para otra cuenta, centro de costos, mes o base de datos, modifique ese dato en la celda correspondiente y Excel lo tomará para todo el reporte.

· Si desea evaluar un ejercicio contra otro, utilice la misma función en celdas diferentes y sólo cambie el número de base de datos.

· Al indicar el número de cuenta puede omitir los ceros a la izquierda.

Ejemplo: la cuenta “1105 0001 0001” puede indicarse de la siguiente manera: “1105 1 1”.

· Los rangos deben indicarse entre comillas (“Rango”).

Ejemplo: Mes “01-12” de Enero a Diciembre, “01,12” Enero y Diciembre, Centro de Costos “01 01-10” del centro de costos 01 01 al Centro de Costos 01 10.

· La forma de indicar los rangos pueden combinarse, es decir, utilizar el guión (-) y la coma (,) para obtener la información de la manera requerida.

Ejemplo: “1105 1,2 1-5”; obtiene el importe de todas las Subsubcuentas de la 1 a la 5 (1, 2,3, 4, 5) de las subcuentas 1 y 2 de la cuenta de mayor 1105.

· Cuando se indica un solo dato (Cuenta, Mes o Centro de Costos) no son necesarias las comillas.