INICIO RÁPIDO CON SUPERNÓMINA.
El objetivo de esta sección es que el usuario obtenga resultados inmediatos de SuperNÓMINA, para lo cual se indica a continuación la información requerida y el procedimiento a seguir para instalar e iniciar el trabajo con el sistema.
REQUERIMIENTOS:
1. CONTAR CON LA SIGUIENTE DOCUMENTACIÓN.
La documentación que mas se va a utilizar en este sistema es la última declaración anual de ISPT, para tomar los datos generales de la empresa como serían:
Domicilio
Fiscal.
Registro Federal de Contribuyentes.
Número de Expediente de INFONAVIT.
Representante Legal.
Municipio.
Entidad Federativa.
También se deben de tomar en cuenta la última liquidación IMSS, para tomar los siguientes datos: Registro Patronal, Porcentaje de Riesgo de Trabajo así como verificar los Salarios Integrados contra el catálogo de empleados; el Catálogo de Empleados o sus expedientes se van a tomar del menú principal.
Posteriormente a eso se va hacer una relación de trabajadores de cada DESCUENTO y SALDO para instalar como repetitivos automáticos los siguientes conceptos de deducciones:
56 Abono a INFONAVIT
- Porcentaje de descuento por periodo y saldo.
57 Abono a FONACOT -
Importe de descuento por periodo y saldo.
58 Pensión Alimenticia
- Importe de descuento por periodo y saldo.
69 Préstamo Empresa
- Importe de descuento por periodo y saldo.
72 Aportación Ahorro
- Porcentaje o importe de descuento por periodo y saldo.
73 Préstamo Ahorro
- Importe de descuento por periodo y saldo.
Con la ultima nómina elaborada se pueden checar los cálculos de percepciones y deducciones contra un proceso en paralelo.
2. DEFINIR LA ESTRUCTURA DEPARTAMENTAL.
TOTAL GENERAL.
Corresponde a la Nómina, misma que estará compuesta por los trabajadores que
tengan un mismo tipo de período, igual forma de calcular lo referente al IMSS y
misma sucursal, ejemplo:
1100 Semanal Planta
1200 Semanal Eventual
2100 Quincenal Planta
2200 Quincenal Eventual
1300 Semanal Construcción
3400 Mensual Honorarios
SUB-TOTAL. Corresponde a cada uno de los Centros de Costos que se definan
(de 1 a 99). Un Centro de Costos es la agrupación de uno o más departamentos
para su totalización. Un mismo Centro de Costos puede ser mas aplicable a uno o
más nóminas.
SUB-SUB-TOTAL. Corresponde a cada uno de los Departamentos, mismos que agruparán a uno o más trabajadores en orden alfabético para su totalización. Por cada Centro de Costos usted podrá definir de 1 a 99 Departamentos.
Ejemplo de Centro de Costos y Departamentos:
3. CONFIGURACIÓN DE LA EMPRESA.
A continuación se describe la manera en que debe configurarse SuperNÓMINA para que efectúe el cálculo de la nómina. Sólo son requerimientos mínimos para que opere el sistema, para más detalles en relación con los demás procesos, consulte la ayuda del sistema presionando la tecla F1 al estar el sistema en ejecución.
Proporcione la información necesaria para generar los reportes con los datos de la empresa y del representante legal, además de indicar los importes de los salarios mínimos de las tres zonas, y por último las tarifas mensuales y anuales de ISPT.
1. Ejecute SuperNÓMINA y seleccione la empresa haciendo doble clic sobre ella.
2. VARIABLES->Datos generales de la empresa. Registre los datos de la empresa en donde se instala la nómina y los de su representante legal. Estos datos se tomarán en las diferentes aplicaciones con que cuenta SuperNÓMINA.
3. VARIABLES->Instalación de nóminas. Enseguida indique los días a pagar y el redondeo de cifras, además de especificar el o los tipos de períodos de pago que llevará en la nómina así como si el período pertenece a un mes considerando el mayor número de días o el último día del período. SuperNÓMINA predefine el redondeo por lo que se recomienda dejarlo así.
NOTA: se ejemplifican todos los tipos de período que se pueden utilizar para una mejor comprensión.
4. VARIABLES->Salarios mínimos e inicio de año. Esta opción permite definir, consultar y/o modificar: los datos en base a los cuales se generarán los períodos de pago y los salarios mínimos generales diarios.
5. VARIABLES->Nómina existentes. Esta opción permite definir las nóminas que se manejarán en su empresa. Podrá utilizar una nómina para agrupar a todos los trabajadores que tengan el mismo período de pago, mismo tipo de trabajador IMSS y misma localidad o ciudad. Para cada nómina se instalan: datos generales IMSS y otros para cálculos adicionales de salarios integrados IMSS é indemnizaciones, porcentaje de impuesto estatal sobre nóminas y concepto para póliza de nómina.
Nómina. La clave de la nómina consta de 4 dígitos y la componen tres datos:
1. la primera posición es el Tipo de período de pago (1= Semanal, 2= Quincenal, 3= Mensual, 4= Decenal, 5= Especial),
2. la segunda posición es el Tipo de trabajador IMSS (1= Permanente, 2= Eventual ciudad, 3= Eventual construcción, 4= Otros no pagan IMSS ),
3. Las dos últimas posiciones son Sucursal o nómina (especifique un número de 00 a 99, para indicar la ciudad ó cualquier otro dato especial, por lo cual requiera otra agrupación de trabajadores del mismo tipo de período y mismo tipo de trabajador IMSS).
6. VARIABLES->Puestos y categorías. Permite registrar los diferentes puestos que se utilizarán para asignárselos a los empleados al momento de darlos de alta.
7. VARIABLES->Catálogo de centros de costos y departamentos. En esta opción se registran los centros de costos y los departamentos que conforman la empresa. Deberá definir los centros de costos y departamentos, en función a su necesidad de agrupar la nómina para el pago, considerando que un mismo centro de costos y/o departamento: puede ser usado por varias nóminas. Es necesario dar de alta primero el centros de costo y después sus respectivos departamentos.
¡Felicidades!
Ha terminado el proceso de configuración de la empresa. Pase al paso tres Proceso de cálculo de nóminas, para iniciar el cálculo.
3. Proceso de cálculo de nómina.
Para poder llevar un proceso adecuado de la nómina deberá realizar los siguientes procedimientos:
1. NÓMINA-> Captura de empleados. Especifique la siguiente información:
· Deberá numerar a los empleados, y capturar su nombre empezando por los apellidos.
· Capture los datos del trabajador como la fecha en que se dio de alta ante el IMSS, la fecha en que entró a trabajar a la empresa, si tiene fecha de vencimiento de contrato, etc.
· El RFC y la CURP lo proporciona el sistema, solo tiene que posicionarse en estos campos y dar clic en la parte izquierda de la pantalla donde dice Generar RFC o CURP.
· Deberá indicar el No. De IMSS del trabajador.
· Los campos de “nómina, centro de costos, clase laboral, turno, puesto, ISPT, IMSS” los puede seleccionar de los valores que se encuentran disponibles (ver gráfica).
· Indique la fecha de inicio del último salario del trabajador, en el formato día, mes y año.
· Indique el sueldo base actual diario o mensual, según el tipo de período que tenga el trabajador (semanal, quincenal, mensual, etc.).
· En las comisiones se deberá indicar el importe correspondiente a las que no fueron gravadas para IMSS en el bimestre anterior ó déjelo en blanco si el trabajador no tiene este tipo de percepciones.
· El siguiente campo es la cantidad a integrar de salario fijo al salario integrado que la empresa le quiera dar al empleado aparte de su sueldo, esto es opcional, y la empresa lo decide por persona.
· El campo de “prima vacacional” son los días de vacaciones que le corresponden al trabajador en el año en curso.
· Aguinaldo son los días de vacaciones que le corresponden al trabajador en el año en curso. Indique cero (0) si desea aceptar los días propuestos, o proporcione el número de días que requiera; al igual que el campo de “Integrado”.
2. NÓMINA->Captura de Repetitivos. Mediante esta opción, se capturarán todas aquellas percepciones y deducciones que deban repetirse en uno ó varios períodos de nómina, las cuales podrán aplicarse para uno, un grupo ó todos los empleados de la empresa. Esto evitará que se capturen los mismos movimientos en cada período y permitirá un eficiente control sobre los saldos de conceptos como: fondo de ahorro, descuentos por préstamos a empleados, abonos a INFONAVIT, etc.
Estos movimientos pueden ser:
Particulares. Los que se aplican a un solo empleado: préstamos al fondo de ahorro, abonos a INFONAVIT, FONACOT, entre otros; permitiendo el manejo de saldos que aumentan ó disminuyen.
Genéricos. Son los movimientos que se aplican en forma general a un grupo ó a todos los empleados de la empresa, por ejemplo: ayuda para despensa, ayuda para transporte, cuota sindical, etc. Los repetitivos genéricos se pueden seleccionar para un grupo de empleados indicando la clave de nómina, el centro de costos, el departamento y/ó la clase laboral. Por ejemplo, usted puede especificar que la cuota sindical se descuente en todas las nóminas pero sólo a los empleados que pertenezcan a la clase laboral "sindicalizados".
¿Cómo y cuando pueden aplicarse? SuperNÓMINA le permitirá especificar la forma de calcular ó tomar el importe para el concepto repetitivo, teniendo la facilidad de indicar que sea por cuota, unidades ó porcentaje. A continuación se describen varios ejemplos.
· Cuota: $ 150.00 de ayuda para despensa,
· Cuota por día: $ 20.00 de ayuda para camión por día trabajado,
· Unidades: 15 días de prima vacacional,
· Porcentaje sobre una base de percepciones: 21% del salario integrado por días trabajados para el abono a las amortizaciones por créditos INFONAVIT.
Según el caso, los repetitivos se aplicarán:
· Cuando una fecha determinada quede dentro del período siguiente.
· En forma única para un sólo período.
· En el primero, en el último ó en todos los períodos del mes.
· Una vez al mes, es decir, que en el primer período se aplique a todos los trabajadores vigentes y que en períodos posteriores sólo a los trabajadores de nuevo ingreso.
· Hasta que el saldo sea cero.
3. NÓMINA->Indicaciones del proceso. Seleccione el período a procesar y haga clic en el botón Aceptar.
4. NÓMINA->Captura de prenómina. En esta opción se capturan las incidencias del período para que sean consideradas en el cálculo respectivo. Ejemplo: faltas, incapacidades, permisos, entre otros.
5. NÓMINA->Verificador de prenómina. Imprima la relación de las incidencias capturadas para corroborar que estén correctamente registradas. En caso de alguna modificación, regrese a Captura de prenómina y efectúe los cambios necesarios.
6. NÓMINA->Cálculo de nómina. Está operación deberá efectuarse en cada período de pago para generar la nómina computadora, el cuál contendrá las percepciones, deducciones y neto a pagar para cada trabajador. En nóminas automáticas se considerarán los trabajadores que correspondan a los períodos de pago que previamente se haya indicado en NÓMINA->Indicaciones del proceso.
El cálculo de nómina puede repetirse las veces que sea necesario, lo cuál permitirá revisar los resultados, modificar los movimientos del período y volver a calcular. Cada vez que ejecute esta opción el sistema borrará el contenido previo para almacenar los nuevos resultados.
NOTA: Se pueden calcular en un solo proceso todos los períodos de nómina registrados en el sistema, indicando para cada tipo el período a considerar, ó bien, seleccionar solo para el tipo requerido el período que se desee procesar e indicando para los demás la opción “*** No se procesa esta vez ***”.
7. NÓMINA->Relación de nómina. Obtenga un listado de las percepciones y deducciones de los empleados y verifique que estén correctamente calculados. En caso de que requiera efectuar cambios, ejecute la opción NÓMINA->Corrección a nómina como se describe en el paso 8 de esta guía.
8. NÓMINA->Corrección a nómina. Utilice esta opción si después de revisar la nómina obtenida, considera que es necesario efectuar modificaciones en el cálculo realizado. Para eliminar un movimiento, seleccione el renglón y presione la tecla Del o Supr. Para modificar un movimiento, seleccione el renglón y presione la tecla Enter.
NOTA: Cuando se hacen cambios en la nómina utilizando esta opción, no es necesario volver a calcular, ya que de hacerlo, la información volvería a estar como antes de las modificaciones. Ejecute los pasos 7 y 8 cuantas veces considere necesarios.
9. NÓMINA->Recibos/cheques/vales bonos. Una vez efectuado el cálculo de la nómina y validados los importes, el siguiente paso es el de imprimir los comprobantes de pago para los empleados. SuperNÓMINA le ofrece diversos formatos predefinidos los cuales puede seleccionar en esta opción. A continuación se muestra la pantalla de esta aplicación y un ejemplo del formato seleccionado.
Ejemplo del reporte obtenido seleccionando los parámetros arriba mostrados.
10. NÓMINA->Acumulaciones al mes->Respaldo. Efectúe un respaldo de la información antes de hacer la acumulación, con la finalidad de tener una base en caso de que, a pesar de haber revisado una y otra vez el cálculo, pudiera surgir posteriormente algún detalle. El nombre del archivo que se genera se compone de: nombre corto de la empresa, fecha en que se efectúa el respaldo y número de período y rango de fechas de la nómina en proceso, pero puede modificarlo si así lo desea.
IMPORTANTE. Esta opción respalda toda la información contenida en el sistema, por lo que en caso de requerir recuperarla posteriormente, no olvide realizar un respaldo de la información actual. En caso de no hacerlo como se indica, se corre el riesgo de perder la información registrada a la fecha. Si desea respaldar nómina por nómina, consulte el manual del sistema con F1 en UTILERÍAS->Importación/Exportación-> Importación/Exportación.
11. NÓMINA->Acumulaciones al mes-> Acumula la nómina al mes. Una vez efectuados los procesos anteriores, proceda a acumular la nómina al histórico. Realizar el proceso de acumulaciones al mes es tan importante como imprimir sus documentos para el pago de la nómina, es un paso necesario para garantizar en los períodos siguientes el cálculo de impuestos y una aplicación de repetitivos correcta. No olvide verificar los reportes de cifras globales en HISTÓRICO->Control global del histórico de nóminas y corrobore que los importes se acumulan correctamente.
IMPORTANTE. Mientras no se efectúe el proceso de acumulaciones, independientemente del renglón del menú en el que se encuentre trabajando, podrá regresar a modificar las capturas y volver a calcular la nómina. En caso de que requiera modificar datos cuando ya haya acumulado la nómina al mes, deberá recuperar la información respaldada y calcular nuevamente la nómina. El proceso de acumulación debe efectuarse sólo una vez para cada nómina y período.
12. NÓMINA->Acumulaciones al mes->Limpia de repetitivos. La limpia de repetitivos debe efectuarse para eliminar los repetitivos que hayan cumplido ciertas condiciones (como préstamos liquidados), pasar el saldo actual al saldo anterior, borrar modificaciones manuales y lo descontado en nómina. No omita este paso para que sus repetitivos continúen calculándose correctamente.
¡Felicidades!
Usted ha terminado el proceso de cálculo de nóminas.
Vuelva al paso tres Indicaciones del Proceso, para iniciar un nuevo período.
